¡Mi jefe no sabe lo que pasa en la empresa! Esa es la
reacción que logramos muchas veces al dar el feedback a nuestros subordinados.
La manera como se da la retroalimentación tiene un impacto crucial en el
ejecutivo que la recibe. Podemos lograr que mejore o que se cierre, no mejore y además empiece a hablar mal de
nosotros a nuestras espaldas. A continuación una lista de consejos que nos
permitirán aumentar las posibilidades de que este proceso acabe en algo productivo:
1. Busca el lugar
y momento adecuados. Necesitas un lugar tranquilo y privado y que la persona
que recibe la retroalimentación esté concentrada. Evita dar feedback a alguien
que enfrenta una fecha de entrega importante o un problema personal. Posterga
cuantas veces sea necesario la reunión hasta lograr que el ambiente sea el
apropiado. En este caso más vale no tocar el tema a hacerlo en el momento no
adecuado.
2. Menciona lo
positivo primero. No porque quieras alargarlo para disminuir críticas
posteriores. Di lo positivo primero porque necesitas reforzar esos
comportamientos en el ejecutivo. Quieres que siga haciendo aquello que hoy hace
bien. Muchas veces, al obviar este paso, consigues que el ejecutivo se centre
en sus oportunidades de mejora y deje de lado fortalezas que ya tenía dominadas
(pero no consolidadas). Tapas un hueco y creas otro. Lo que deseas es que el
ejecutivo tenga una mejora manteniendo sus fortalezas actuales.
3. Provee
ejemplos de situaciones y comportamientos. Haz esto tanto para expresar sus
fortalezas y debilidades. Deberías ser capaz de mencionar cuando menos tres
ejemplos puntuales recientes en que se manifieste el comportamiento del que
hablas. Si no eres capaz de reunir como mínimo tres ejemplos, olvida tocar el
tema. Es posible que estés tratando de dar feedback infundado. Sólo lograrás
confundir al evaluado.
4. Habla con
diplomacia. Algunos gerentes son demasiado directos al expresarse y ofenden al
evaluado. Aconsejamos decir la verdad pero plantearla de manera positiva. No
digas: “Eres el peor de la oficina haciendo presentaciones”. Di “Tienes una
oportunidad importante para mejorar tus presentaciones”. Si tú fueras el
evaluado, ¿no te sería más fácil estar de acuerdo con la segunda afirmación?
5. Provee
ejemplos de cómo otros superan áreas de oportunidad semejantes. Úsate como
ejemplo o usa a otras personas allegadas al evaluado. Con esto creas empatía y
transmites que lograr un cambio es difícil, pero es posible. Ejemplos exitosos
de primera mano motivan positivamente para afrontar el reto.
6. Corrobora
constantemente si la persona está de acuerdo con lo que dices y lo entiende con
claridad. Si no es el caso, pregunta por qué no está de acuerdo y provee más
ejemplos que clarifiquen el punto y ayuden a entender tus observaciones.
7. Establece un
plan de seguimiento. En muchos casos deberás proveer al evaluado herramientas
que faciliten el cambio. Estas podrían ser: evaluaciones periódicas de 360
grados, cursos de capacitación, equipos, feedback constante de tu parte, etc.
Es crucial que al terminar el proceso de feedback se establezcan los siguientes
pasos y, como en todo proyecto de cambio, se establezcan puntos de control con
objetivos medibles.
Publicado
Katherine Valenzuela
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